Je-li schvalována smlouva orgánem obce, musí být tato dostatečně identifikovatelná. V zásadě je nutností schválit alespoň všechny podstatné náležitosti toho konkrétního právního úkonu a tyto pak naformulovat do usnesení, které bude začleněno do zápisu ze zasedání. Nicméně je při nejmenším vhodné, aby zastupitelé schválenou smlouvu k zápisu ze zasedání přiložili, bude tak dána větší míra transparentnosti už jen tím, že celé znění smlouvy bude společně ze zápisem přístupné k nahlédnutí občanům obce na obecním úřadu.