Do zápisu ze zasedání je vhodné uvést místo a dobu konání zasedání, aby se předešlo sporům o pravidelnost scházení zastupitelstva (dodržení zákonné lhůty zasedání nejméně jedenkrát za tři měsíce), potom jméno osoby, která zastupitelstvo řídí, jména ověřovatelů zápisu a zapisovatele. V neposlední řadě lze doporučit zaznamenat jmenovitě, který zastupitel byl přítomen, kdo byl nepřítomen a omluven a kdo byl nepřítomen bez omluvy, jedná se o praktickou pomůcku pro zjištění celkového počtu členů zastupitelstva a k posouzení usnášeníschopnosti případně platnosti přijatých usnesení. Zastupitelstvo kromě toho může do zápisu zaznamenat veškeré další skutečnosti, které uzná za vhodné.